Phần mềm kế toán đang trở thành công cụ cần thiết giúp doanh nghiệp giảm thời gian nhập liệu, quản lý dòng tiền và theo dõi tình hình tài chính hiệu quả hơn. Với doanh nghiệp mới thành lập hoặc quy mô nhỏ, lựa chọn phần mềm kế toán miễn phí hoặc có chính sách dùng thử miễn phí là cách phù hợp để trải nghiệm tính năng trước khi đầu tư ngân sách.
Tuy nhiên, khái niệm miễn phí trên thị trường khá đa dạng, có sản phẩm cho dùng thử trong một khoảng thời gian, có chương trình miễn phí dành cho doanh nghiệp mới thành lập và cũng có giải pháp miễn phí theo từng điều kiện sử dụng. Dưới đây là 5 lựa chọn đáng tham khảo cùng những tiêu chí giúp doanh nghiệp chọn được công cụ phù hợp.
Phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán là gì? Đây là hệ thống được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện và quản lý các nghiệp vụ liên quan đến tài chính, kế toán như thu chi, công nợ, mua bán hàng hóa, kho, tiền lương, tài sản và lập báo cáo.
Thay vì nhập và tổng hợp toàn bộ dữ liệu bằng Excel, kế toán có thể thực hiện nghiệp vụ trực tiếp trên phần mềm. Dữ liệu từ nhiều phân hệ được liên kết với nhau, giúp hạn chế việc nhập lại thông tin và thuận tiện hơn khi kiểm tra báo cáo.
Các phần mềm hiện đại còn có khả năng kết nối với hóa đơn điện tử, ngân hàng, cơ quan thuế và các hệ thống quản trị khác. Chẳng hạn, MISA AMIS hiện cung cấp các tính năng kết nối ngân hàng điện tử, hóa đơn điện tử và hỗ trợ kê khai, nộp thuế điện tử ngay trên phần mềm.
Top 5 phần mềm kế toán miễn phí đáng tham khảo
Một điểm cần lưu ý trước khi lựa chọn là không nên hiểu “miễn phí” đồng nghĩa với sử dụng đầy đủ tính năng mãi mãi. Nhiều nhà cung cấp áp dụng chính sách dùng thử, miễn phí theo thời hạn hoặc miễn phí cho một nhóm doanh nghiệp đáp ứng điều kiện nhất định.
1. MISA AMIS Kế toán
MISA AMIS Kế toán là một phần mềm kế toán online hướng đến doanh nghiệp với nhiều nghiệp vụ được thực hiện trên nền tảng điện toán đám mây.
Phần mềm hỗ trợ quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, mua hàng, bán hàng, công nợ, kho, tài sản, tiền lương và nhiều nghiệp vụ khác. Hệ thống cũng cung cấp các báo cáo tài chính, báo cáo công nợ, tiền mặt, tiền gửi và tồn kho.
Điểm đáng chú ý là MISA AMIS hiện cho phép doanh nghiệp đăng ký dùng thử miễn phí. Nhà cung cấp cũng đang cập nhật hệ thống để đáp ứng các quy định mới và tích hợp AI vào một số nghiệp vụ kế toán.
Phù hợp với: Doanh nghiệp nhỏ và vừa muốn trải nghiệm kế toán online, cần kết nối nhiều nghiệp vụ trong cùng một hệ thống.
2. 3TCloud
3TCloud là lựa chọn đáng chú ý đối với doanh nghiệp đang tìm phần mềm kế toán miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là những đơn vị mới thành lập.
Theo thông tin hiện tại từ nhà cung cấp, 3TCloud có chính sách dùng thử miễn phí và chương trình miễn phí sử dụng cho doanh nghiệp mới thành lập trong thời gian nhất định. Gói dành cho doanh nghiệp mới thành lập có thể được miễn phí tối đa 12 tháng với tối đa 3 người dùng, tùy điều kiện áp dụng.
Các nghiệp vụ được hỗ trợ gồm tiền mặt, tiền gửi, vật tư hàng hóa, tài sản, công cụ chi phí, kế toán tổng hợp, quản lý kho, công trình và sản xuất giá thành tùy gói.
3TCloud cũng cung cấp phiên bản online, cho phép doanh nghiệp truy cập và thực hiện nghiệp vụ trên nhiều thiết bị có kết nối Internet.
Phù hợp với: Doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp nhỏ và kế toán dịch vụ muốn trải nghiệm phần mềm trước khi mua bản quyền.
3. FAST Accounting
FAST Accounting là giải pháp kế toán được phát triển cho nhiều loại hình doanh nghiệp. Nhà cung cấp hiện có các sản phẩm gồm Fast Accounting, Fast Accounting Online và Fast Accounting Online for Bookkeepers.
Trong đó, Fast Accounting Online hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, phù hợp với nhu cầu truy cập dữ liệu kế toán từ nhiều địa điểm.
FAST cũng có phiên bản Fast Accounting Online for Education được cung cấp miễn phí cho các trường đại học, cao đẳng, trung học nghề và đơn vị đào tạo kế toán.
Với doanh nghiệp, chính sách sử dụng và chi phí cần được kiểm tra theo từng sản phẩm, quy mô và nhu cầu. Vì vậy, FAST phù hợp hơn với người dùng muốn tìm hiểu một hệ thống kế toán chuyên nghiệp và có khả năng mở rộng thay vì chỉ tìm một công cụ miễn phí đơn giản.
Phù hợp với: Doanh nghiệp cần phần mềm kế toán chuyên nghiệp, có nhiều nghiệp vụ và định hướng sử dụng lâu dài.
4. LinkQ
LinkQ là một thương hiệu phần mềm của Việt Nam cung cấp các giải pháp liên quan đến kế toán và quản trị doanh nghiệp. Hệ thống có các phân hệ phục vụ kế toán tổng hợp, mua hàng, công nợ và nhiều nghiệp vụ khác.
Phân hệ kế toán tổng hợp của LinkQ hỗ trợ cập nhật phiếu kế toán, bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, bút toán định kỳ và điều chỉnh. Dữ liệu từ các phân hệ có thể được tổng hợp để lên sổ sách và báo cáo kế toán.
LinkQ cũng có giải pháp dành cho hộ kinh doanh và kế toán dịch vụ. Một số nội dung hỗ trợ bao gồm quản lý doanh thu, chi phí, tồn kho, công nợ và báo cáo.
Khi tìm phần mềm kế toán miễn phí, người dùng nên kiểm tra trực tiếp chính sách dùng thử hoặc chương trình hỗ trợ hiện hành của LinkQ trước khi đăng ký, bởi điều kiện và chính sách sản phẩm có thể thay đổi.
Phù hợp với: Doanh nghiệp cần giải pháp kế toán có nhiều phân hệ và các đơn vị cần quản lý nghiệp vụ chuyên sâu.
5. 3T Accounting
Bên cạnh 3TCloud, 3T SMARTKEY còn cung cấp 3T Accounting dành cho nhu cầu kế toán trên máy tính. Đây là phiên bản offline, phù hợp với doanh nghiệp muốn quản lý dữ liệu kế toán trên hệ thống cài đặt tại máy tính hoặc mạng nội bộ.
Theo bảng sản phẩm hiện tại, 3T Accounting có các phân hệ phục vụ nhiều loại hình doanh nghiệp. Nhà cung cấp cũng công bố chính sách miễn phí cài đặt và nâng cấp đối với sản phẩm của mình.
Ưu điểm của mô hình offline là doanh nghiệp có thể chủ động hơn về môi trường sử dụng. Tuy nhiên, nếu thường xuyên cần truy cập dữ liệu từ nhiều địa điểm hoặc nhiều thiết bị, doanh nghiệp nên cân nhắc phiên bản online.
Phù hợp với: Doanh nghiệp muốn sử dụng phần mềm kế toán cài đặt trên máy tính và có nhu cầu quản lý nghiệp vụ tương đối đầy đủ.
Bảng so sánh nhanh các phần mềm
| Phần mềm | Hình thức | Chính sách miễn phí | Đối tượng phù hợp |
| MISA AMIS Kế toán | Online | Có dùng thử miễn phí | Doanh nghiệp nhỏ và vừa |
| 3TCloud | Online | Dùng thử và có chương trình miễn phí theo điều kiện | Doanh nghiệp mới thành lập |
| FAST Accounting | Online và offline | Có sản phẩm miễn phí theo nhóm đối tượng cụ thể | Doanh nghiệp nhiều nghiệp vụ |
| LinkQ | Chủ yếu theo giải pháp | Cần kiểm tra chính sách từng sản phẩm | Doanh nghiệp cần nghiệp vụ chuyên sâu |
| 3T Accounting | Offline | Có chính sách hỗ trợ cài đặt và nâng cấp | Doanh nghiệp sử dụng máy tính |
Bảng trên mang tính tham khảo tại thời điểm viết. Chính sách dùng thử, miễn phí và điều kiện áp dụng có thể thay đổi theo từng nhà cung cấp.
Phần mềm kế toán miễn phí có đủ dùng cho doanh nghiệp không?
Điều này phụ thuộc vào quy mô và nghiệp vụ thực tế.
Một doanh nghiệp mới thành lập, ít giao dịch, số lượng nhân sự kế toán nhỏ có thể bắt đầu bằng phiên bản dùng thử hoặc chương trình miễn phí để làm quen với quy trình.
Ngược lại, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, số lượng chứng từ lớn, hoạt động sản xuất hoặc cần kết nối ngân hàng, hóa đơn điện tử và cơ quan thuế thì nên đánh giá kỹ trước khi lựa chọn.
Đặc biệt, đừng chỉ nhìn vào mức giá bằng 0. Một phần mềm miễn phí nhưng thiếu tính năng quan trọng có thể khiến kế toán phải xử lý thủ công nhiều hơn, từ đó phát sinh chi phí thời gian.
Tiêu chí chọn phần mềm kế toán phù hợp
Kiểm tra nghiệp vụ
Hãy xác định doanh nghiệp đang cần những nghiệp vụ nào như bán hàng, mua hàng, kho, công nợ, tiền lương, tài sản hay giá thành.
Xem khả năng kết nối
Một phần mềm kế toán online có khả năng kết nối hóa đơn điện tử, ngân hàng và các hệ thống khác sẽ giúp giảm đáng kể việc nhập liệu thủ công.
Kiểm tra khả năng mở rộng
Doanh nghiệp không nên chỉ chọn phần mềm phù hợp với quy mô hiện tại. Nếu dự kiến tăng số lượng nhân viên, chi nhánh hoặc chứng từ, hãy kiểm tra khả năng mở rộng ngay từ đầu.
Quan tâm đến bảo mật
Dữ liệu kế toán chứa nhiều thông tin quan trọng. Doanh nghiệp cần tìm hiểu cơ chế sao lưu, phân quyền người dùng và bảo vệ dữ liệu trước khi sử dụng.
Ưu tiên phần mềm có hỗ trợ
Khi triển khai phần mềm mới, kế toán có thể gặp những vấn đề liên quan đến thao tác hoặc nghiệp vụ. Nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ sẽ giúp quá trình chuyển đổi thuận lợi hơn.
Phần mềm kế toán online có gì khác phần mềm offline?
Phần mềm kế toán online thường hoạt động trên nền tảng Internet và dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống máy chủ hoặc nền tảng đám mây. Người dùng có thể truy cập từ nhiều địa điểm và thiết bị tùy theo chính sách của nhà cung cấp.
Trong khi đó, phần mềm offline thường được cài đặt trực tiếp trên máy tính hoặc hệ thống máy chủ nội bộ. Mô hình này có thể phù hợp với doanh nghiệp muốn kiểm soát môi trường vận hành riêng.
Không có lựa chọn phù hợp tuyệt đối cho mọi doanh nghiệp. Điều quan trọng là xác định nhu cầu làm việc từ xa, số lượng người dùng, yêu cầu bảo mật và khả năng kết nối với các hệ thống khác.
Có nên dùng phần mềm miễn phí trọn đời?
Nếu tìm kiếm phần mềm kế toán miễn phí, người dùng nên đọc kỹ điều kiện thay vì chỉ dựa vào cụm từ “miễn phí”.
Trên thực tế, nhiều chương trình miễn phí hiện nay được áp dụng theo thời gian dùng thử, đối tượng khách hàng hoặc điều kiện cụ thể. Chẳng hạn, 3TCloud công bố chương trình miễn phí tối đa 12 tháng cho doanh nghiệp mới thành lập trong thời hạn quy định.
Do đó, trước khi đưa dữ liệu kế toán thực tế vào hệ thống, hãy kiểm tra thời hạn miễn phí, giới hạn người dùng, dung lượng dữ liệu, tính năng bị giới hạn và chi phí sau khi hết ưu đãi.
Kết hợp phần mềm kế toán với các công cụ quản trị khác
Kế toán chỉ là một phần trong hệ thống vận hành doanh nghiệp. Khi quy mô tăng lên, doanh nghiệp thường cần thêm công cụ quản lý nhân sự, bán hàng, kho và chấm công.
Ví dụ, phần mềm chấm công có thể hỗ trợ ghi nhận thời gian làm việc và dữ liệu nhân sự, sau đó phục vụ cho quá trình tính lương. Khi các hệ thống được kết nối hợp lý, doanh nghiệp có thể giảm việc nhập dữ liệu thủ công giữa nhiều bộ phận.
Nếu muốn cập nhật thêm kiến thức về công nghệ và các giải pháp doanh nghiệp, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo các nội dung tại blog phần mềm để có thêm góc nhìn trước khi lựa chọn công cụ phù hợp.
Kết luận
Lựa chọn phần mềm kế toán miễn phí là giải pháp phù hợp để doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp nhỏ trải nghiệm công cụ trước khi đầu tư ngân sách. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ giữa miễn phí hoàn toàn, dùng thử miễn phí và chương trình miễn phí có điều kiện.
MISA AMIS, 3TCloud, FAST Accounting, LinkQ và 3T Accounting đều là những cái tên có thể đưa vào danh sách tham khảo, nhưng mỗi sản phẩm hướng đến nhóm nhu cầu khác nhau. MISA AMIS nổi bật ở mô hình online và khả năng kết nối hệ sinh thái, 3TCloud có chính sách hỗ trợ đáng chú ý cho doanh nghiệp mới thành lập, trong khi FAST và LinkQ phù hợp với những nhu cầu kế toán chuyên sâu hơn.
Trước khi quyết định, doanh nghiệp nên xác định rõ nghiệp vụ cần sử dụng, số lượng người dùng, khả năng kết nối, mức độ bảo mật và chi phí sau thời gian miễn phí. Đây mới là cơ sở quan trọng để chọn được phần mềm phù hợp và tránh tình trạng đổi hệ thống khi doanh nghiệp đã phát sinh lượng dữ liệu lớn.
Tổng hợp từ Thủ Thuật 24h.